相談したいけど、直接上司に言うの気まずいなぁ・・・
上司に相談したいことがあるけれど、なかなか直接言うのは難しい…。
そんな時、メールを利用して上手に相談を切り出す方法があれば、心のモヤモヤもスッキリするかもしれませんね。
この記事では以下のお悩みを解決できます！
- 上司にどう切り出せばいいかわからな
- メールでの相談ってフォーマルすぎる？
- どう表現したら上司に伝わるのか悩む
これまで転職を4回し、色々な上司のもとで働いてきたTAKUがじっくり解説します！
- 上司へのメールでの相談のポイント
- 具体的なメールの書き方と例文
- メール送信後のフォローアップ方法
それでは、一緒にスムーズなコミュニケーションの取り方を学んでいきましょう！
お好きなところからご覧いただけます！
上司への相談メールの重要性
上司への相談は、多くのビジネスパーソンにとって、難しいハードルとなることがあります。
特に、感情が絡む悩みや、自身のキャリアに関わる重要な相談は、どのように伝えるか、どのタイミングで伝えるかを慎重に選びたいものですね。
メールでの相談のメリット
メールでの相談には、直接話す場合と比べて、
- 時間をかけて内容を整理できる
- 相手にプレッシャーを感じさせずに済む
などのメリットがあります。
特に、感情が高ぶっている時や、深刻な悩みを抱えている時など一度落ち着いて整理する時間が持てるのは、大きな利点と言えるでしょう。
メールでの相談のデメリット
一方で、メールでの相談は、表情や声のトーンが伝わらないため、誤解を生む可能性もあります。
また、メールのやりとりがエスカレートしてしまい、本来の目的からズレてしまうことも。
そのため、メールでのコミュニケーションは、言葉の選び方や表現に工夫が必要です。
直接話すこととの違い
直接話す場合、相手のリアクションをダイレクトに感じることができ、コミュニケーションがスムーズに進むこともあります。
しかし、感情が高ぶっている状態でのコミュニケーションは、後を引くことも。
メールであれば、一度落ち着いてから送信ボタンを押すことができます。
上司への相談メールの書き方
上司への相談メールを書く際、ポイントとなるのは「伝えたいことを明確にする」ことです。
しかし、ただ情報を伝えるだけでなく、相手にどのようなアクションを取ってもらいたいのか、また、その背景や理由は何なのかも合わせて伝えることで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。
メールの件名の工夫
メールの件名は、メールを開いてもらうための大切な要素です。
特に上司が多忙な場合、件名が明確でないと開かれずにスルーされてしまう可能性も。
例えば、「相談事項について」といった具体的でシンプルな件名にすることで、メールの内容が一目でわかり、開いてもらいやすくなります。
メールのオープニング
メールの冒頭部分では、まず相手への感謝の言葉を述べ、簡潔にメールの目的を伝えましょう。
例えば、
「いつもお忙しい中、サポートいただきありがとうございます。今回は○○についての相談があり、メールを送らせていただきました。」
といった形になります。
メールの本文の構成
メールの本文では、以下のポイントを押さえて書くことをおすすめします。
- 相談の背景や事情を説明すること。
- 具体的な相談内容を明確に述べること。
- 相手にどのようなアクションを取ってほしいのかを具体的に伝えること。
これらを踏まえ、メールが冗長にならないよう心がけましょう。
相談メールの具体的な例文と解説
上司への相談メールを書く際、具体的な例文を参考にすることで、どのように伝えれば良いかのヒントを得ることができます。
ここでは、仕事の悩み、人間関係の悩み、退職を相談する場合の3つのシチュエーションでのメール例文とその解説をご紹介します。
仕事の悩みを相談する場合
「プロジェクトの進行について悩んでいます」という内容を伝える場合、具体的な状況を説明し、どの部分で困っているのかを明確にしましょう。
また、これまで自分でどのようなアクションを取ってきたのかも伝えると、相手はアドバイスしやすくなります。
件名：プロジェクト○○に関する相談があります
○○課長（〇〇様でも可）
お疲れ様です。○○です。
現在進行中のプロジェクトXについて、何点か悩みがあり、ご相談させていただきたくご連絡しました。
現在、△△の部分でつまずいており、これまでに□□を試みましたが、まだ解決に至っておりません。
お忙しいところ恐縮ですが、ご都合がよろしければ、お話を伺う時間をいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
○○
人間関係の悩みを相談する場合
人間関係の悩みはデリケートなため、相手に誤解を与えないように気をつけるポイントがあります。
非難や批判の言葉を避け、自分の感情や感じていることを正直に伝えることが大切です。
件名：チーム内のコミュニケーションについてご相談したいことがあります
○○課長（〇〇様でも可）
お疲れ様です。○○です。
最近、チーム内のコミュニケーションについていくつか気になる点があり、
お話しをさせていただければと思い、メールを送らせていただきました。
私自身、○○な部分でチームメンバーとのコミュニケーションがうまくいっていないと感じており、その原因や解決策について一緒に考えていただけると嬉しいです。
お時間をいただくこととなり、申し訳ございませんが、ご都合の良い時間がありましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
○○
退職を相談する場合
退職の相談は特に慎重になるポイントです。
感謝の気持ちを忘れずに伝え、これまでの経緯や今後の希望を具体的に述べることで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。
件名：今後のキャリアについてのご相談の連絡
○○課長（〇〇様でも可）
お疲れ様です。○○です。
今後のキャリアについてお話しをさせていただきたく、メールを送らせていただきました。
最近、私自身のキャリアについて考える機会が増え、〇〇な点で悩んでおります。
一度個別にお話しをさせていただく機会をいただき、アドバイスをいただければと思います。
お忙しい中、お手間を取らせてしまい、申し訳ございませんが、ご都合がよろしければお知らせください。
よろしくお願いいたします。
○○
メール送信後のフォローアップ方法
相談メールを送信した後、特に返信がない場合、どのようにフォローアップを行うかも重要なポイントとなります。
フォローアップは、相手に対するプレッシャーを感じさせないように、また、自分の気持ちを適切に伝えることが大切です。
適切なタイミングでフォローアップ
メール送信後、すぐにフォローアップを行うのではなく、相手に十分な時間を与えることが大切です。
一般的にビジネスメールの返信を期待する場合、3営業日程度は待つのが無難とされています。
その期間を過ぎても返信がない場合、軽くフォローアップを行いましょう。
フォローアップメールの内容
フォローアップメールでは、初めに前回のメールに対する感謝を述べ、その上で軽くフォローアップの意図を伝えます。
強くプッシュするのではなく、「お忙しいところ恐れ入りますが」といった言葉で軽く気を使いながら、相手にプレッシャーを感じさせないようにしましょう。
件名：先日のメールについて
○○課長（〇〇様でも可）
お疲れ様です。○○です。
先日はメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか？
お時間がございましたら、ご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
○○
フォローアップの回数と間隔
フォローアップの回数や間隔も重要です。
何度も短期間でフォローアップを行うと、相手にプレッシャーを感じさせてしまう可能性があります。
2回目のフォローアップは、初回から1週間程度空けて行うのが無難です。それでも返信がない場合は、直接電話をして確認をする方法もあります。
まとめ
上司への相談メールは、自分の悩みや思いを適切に伝える大切なコミュニケーションツールです。
メールの件名や本文の構成、フォローアップの方法など、細部にわたり気を使うことで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。
特に、相手にプレッシャーを感じさせないような言い回しや、感謝の気持ちを忘れないことが大切です。
この記事を通じて、上司への相談メールがスムーズに行えるヒントを得ることができたら幸いです。
悩みを抱え込まず、適切な方法で相談を行うことで、職場のコミュニケーションがより良いものになることを願っています。
